Cara menulis Email Formal dalam Bahasa Inggris [Writing Tips]

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Hello guys, welcome back to Inzaghi's Blog! Jika kita mendapatkan Email dari Perusahaan-perusahaan Luar Negeri, tentunya Email tersebut akan menggunakan Bahasa Inggris.

Sumber Materi (Material Sources) : Sederet.com dan Wallstreetenglish.co.id

Di era yang semakin modern ini, banyak sekali hal-hal konvensional yang teralihkan dalam bentuk elektronik atau digital. Contoh yang paling banyak kita jumpai adalah dalam Surat-menyurat.

Jika pada beberapa abad yang lalu berkirim surat harus melalui kantor pos dengan berbekalkan Prangko, kini sudah banyak sekali media elektronik untuk berkirim pesan dengan lebih murah bahkan gratis. Meski begitu, terkadang untuk kepentingan formal orang-orang masih mengandalkan pos untuk berkirim surat atau berkas agar lebih terkesan sopan.

Email atau Electronic Mail merupakan media untuk berkirim surat yang seringkali diandalkan untuk menghantarkan pesan berikut lampiran yang bersifat formal.

Bahkan, sudah banyak perusahaan yang mempersilahkan pelamar kerja untuk mengirim surat lamaran berikut daftar riwayat hidup mereka via Email. Tapi, ini bukan berarti menulis email hanya dilakukan untuk kepentingan formal saja.

Etika surat-menyurat melalui Email tidaklah sama dengan yang kita lakukan saat mengirim pesan singkat via SMS atau Aplikasi Chat seperti BBM, WhatsApp, atau sejenisnya.

Ada baiknya, dalam menulis Email kita tak menyingkat-nyingkat kata seperti saat menulis SMS. Penggunaan tanda baca yang tepat atau yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan punctuation juga perlu kita perhatikan.

A. Aturan Dasar dalam menuliskan Email Resmi berbahasa Inggris

Untuk menuliskan sebuah email dalam bahasa Inggris dengan benar, jangan terlalu berimprovisasi! Hindari kesalahan fatal yang dapat merusak keseluruhan isi emailmu dengan memperhatikan berbagai hal di bawah ini:

1. Subyek

Subyek merupakan hal pertama yang dilihat oleh si penerima email, sehingga apabila kamu tidak menuliskannya dengan benar dan jelas, dapat mengakibatkan si penerima email langsung menghapusnya tanpa membukanya terlebih dahulu. Tuliskan subyek emailmu sesingkat dan sejelas mungkin, dengan kata-kata yang dapat menarik perhatian si penerima email dalam sekali baca.

2. Gaya

Tidak seperti bahasa lain, gaya penulisan email dalam bahasa Inggris membutuhkan kata-kata atau kalimat yang singkat dan struktur kalimat yang sederhana. Pisahkan teksmu ke dalam dua atau tiga paragraf sehingga memudahkan para pembaca untuk mengetahui poin penting yang ingin kamu sampaikan.

3. Sopan Santun

Saat kamu menulis email dalam bahasa Inggris, kamu tidak hanya menggunakan bahasanya tetapi juga budaya dan kebiasaannya. Para penutur asli bahasa Inggris umumnya suka menggunakan kalimat yang menunjukkan sopan santun dan tata krama saat berkorespondensi melalui email. Pelajari dan gunakan kosakata bahasa Inggris seperti regards, yours sincerely, dan lain sebagainya dalam emailmu.

4. Biasakan Mengecek

Jangan pernah mengirim email tanpa mengecek ulang atau membaca kembali apa yang sudah kamu tulis. Kesalahan dalam grammar, typo, dan lain sebagainya merupakan hal yang sering terjadi dan dapat membuatmu terlihat tidak profesional dan ceroboh. Semua hal tersebut dapat dihindari jika kamu lebih teliti sebelum mengirim. Maka, biasakanlah mengecek kembali sebelum mengirim.

5. Signature

Pastikan email yang kamu kirim berisi informasi penting mengenai dirimu atau perusahaanmu pada bagian Signature di bawah. Hal yang sebaiknya kamu sertakan dalam signature emailmu adalah :

• Nama
• Posisi
• Detail perusahaanmu (nama, alamat, website, no telp, dsb.)

B. Format Standar dari sebuah Email Formal dalam Bahasa Inggris

Umumnya, sebuah email terdiri dari 3 bagian berikut :

• Pengantar (Introduction)
• Teks Utama (Main Text)
• Penutup (Closing)

1. Pengantar

Caramu menuliskan pengantar email akan bergantung kepada hubunganmu dengan orang yang menerima email, namun semua email harus diawali dengan salam pembuka. Dalam sebuah email resmi, salam pembuka yang paling cocok untuk mengawali email adalah :

• Dear Mr/Mrs/Ms (nama belakang si penerima, e.g. Mr Widjojo)
• Dear Sir/Madam (jika kamu tidak mengetahui nama penerima) atau bisa juga ‘To whom it may concern’

Selanjutnya, Anda perlu menuliskan kalimat pembuka yang menjelaskan maksud dan tujuan dari email tersebut. Kalimat ini harus konsisten dengan subyek email. Kamu dapat memperkenalkan dirimu secara singkat seperti misalnya “Hi, my name is…..”. Hindari kalimat yang panjang karena akan membuat orang malas membacanya kemudian lanjutkan kalimatmu dengan :

• I am writing with regard to… (subyek email)
• I am writing in connection with… (subyek email)
• I am writing in reference to…

Jika kalian menulis email untuk mengirimkan sebuah informasi, kalian dapat mengawalinya dengan kalimat berikut :

• I am writing to let you know…
• I am delighted to tell you… (jika kamu menyampaikan kabar baik)
• I regret to inform you that… (jika kamu menyampaikan kabar buruk)

Jika kamu hendak membalas email yang telah kamu terima sebelumnya, kamu dapat mengatakan :

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for… (jika kamu ingin berterima kasih pada penerima email)

2. Teks Utama

Untuk bagian ini, tidak ada formula yang pasti karena isi dari teks utama akan bervariasi tergantung dari apa yang hendak kamu komunikasikan kepada si penerima. Beberapa aturan dasar untuk ini adalah teksnya sebaiknya dibagi ke dalam paragraf pendek-pendek dan hindari kata singkatan atau akronim, yang sebaiknya hanya digunakan untuk email yang bersifat tidak resmi saja.

Berdasarkan pesan yang hendak kamu kirimkan, ada beberapa kalimat yang dapat kamu letakkan untuk mengakhiri teks utama sekaligus email ini, seperti misalnya :

• I look forward to hearing from you soon
• Thank you in advance
• For further information, please do not hesitate to contact me
• Please let me know if you have any questions
• Thanks for your attention

3. Penutup

Kata penutup yang umum digunakan dalam email adalah sebagai berikut :

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully (Jika kalian mengawali email dengan ‘Dear Sir/Madam’ karena kamu tidak mengetahui nama penerima)
• Yours sincerely (Jika kalian mengawali email dengan ‘Dear Mr/Mrs/Ms + nama belakang)
• Regards

C. Mengorganisir Email dalam Paragraf dalam Bahasa Inggris

Setelah tujuan menulis email diketahui , kita bisa mulai menyusun pesan yang pada dasarnya terdiri dari Pembuka (Greeting), Isi atau Maksud dalam menulis email (Reason for Writing), Permintaan (Request), dan Penutup (Ending) beserta penantian balasan pesan yang ditandai frase ‘look forward to’.

Dalam beberapa situasi, kita bisa juga memasukkan unsur seperti Kabar  Lain (Other News) dalam pesan kita.

Pastikan untuk memisahkan setiap bagian email kita dalam beberapa paragraf. Email akan lebih mudah dibaca jika disusun dalam beberapa paragraf.

Satu paragraf bisa berisikan setidaknya dua hingga tiga kalimat. Setiap membahas topik baru, buat paragraf baru yang diletakkan dalam baris baru. Berikut ini adalah contoh susunan paragraf dalam sebuah email informal:

Paragraph 1 Greeting	Hi there Adam, How is life? I haven’t seen you since last year. How’s your business?
Paragraph 2 Reason for writing	I’m writing with some bad news – our old friend in high school, Jeremy, just got into a car accident. Ryan and I are planning to see him next week, would you like to come?
Paragraph 3 Request	Also, I think Jeremy would be really happy to see your sister. If you don’t mind, can you take her with you?
Paragraph 4 Other news	By the way, I’ve just started working at HP. I told you I really wanted to work there and see? I made it!
Paragraph 5 ‘look forward to’ and ending	Alright, I look forward to hearing from you soon. Give my best wishes to your family. Regards, Budi

D. Contoh Email Resmi Dalam Bahasa Inggris

Setelah mengetahui semua hal di atas, mari kita mempelajarinya lebih lanjut melalui contoh-contoh berikut.

Example 1 : Delay with the delivery of an order

Subject : Delivery delay

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

Best regards,

…

Example 2 : Replying to a job advertisement

Subject : Web Content Editor position

Dear Sir/Madam, 

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. 

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as a Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

…

Hal yang perlu diperhatikan saat menulis email formal adalah memastikan bahwa kita menggunakan ejaan yang benar dan benar, terutama untuk urusan bisnis dan terlebih lagi saat melamar pekerjaan.

Kesalahan klerikal yang kita buat akan menurunkan nilai dan agen atau perusahaan dapat menilai kita tidak kompeten. Oleh karena itu, penting untuk membaca ulang pesan yang diketik sebelum mengirimnya.

Selain itu, penggunaan alamat email yang profesional dan rapi juga harus diperhatikan.

Hopefully useful for all of you who have read this Article. Semoga bermanfaat :)

Thank you 😄😘👌👍 :)

Wassalammu‘alaikum wr. wb.