Mengenal Apa itu Scrum, Cara Kerja, Manfaat, dan Peran-peran di dalamnya

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Halo gais! Jika sebelumnya kita telah membahas tentang Aplikasi Project Management. Sekarang waktunya kita akan membahas tentang Scrum yang diperlukan untuk Manajemen Proyek untuk Perseorangan ataupun untuk Tim.

Sumber Artikel : Glints.com dan Niagahoster.co.id

Scrum adalah salah satu metode Tangkas (Agile) yang paling banyak digunakan dalam pengembangan produk rekayasa. Penelitian menunjukkan bahwa 56% tim menyukai Scrum karena membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan proyek yang kompleks.

Faktanya, perusahaan seperti Google, Amazon, Microsoft, dan Adobe telah mengimplementasikan Scrum dalam proyek mereka.

Apakah tim Anda juga tertarik untuk menggunakan Scrum? Sebelum memulai implementasi Anda, sebaiknya tinjau dulu apa itu Scrum. Apa saja proses dan manfaat menggunakan Scrum? Mari kita simak bersama.

A. Pengertian Scrum

Pada dasarnya, Scrum adalah cara-cara yang dilakukan untuk memecahkan suatu masalah. Scrum sendiri menggunakan pendekatan dari metode lain yaitu Agile. Agile mengacu pada seperangkat metode dan praktik berdasarkan nilai dan prinsip yang diungkapkan dalam Agile Manifesto.

Hal itu mencakup hal-hal seperti kolaborasi, pengorganisasian yang dilakukan sendiri oleh member tim, dan tim yang lintas fungsi. Scrum adalah kerangka kerja yang digunakan untuk mengimplementasikan pengembangan Agile.

Scrum pertama kali diperkenalkan dalam artikel Takeuchi and Nonaka yang berjudul “The New New Product Development Game” dan dipublikasikan oleh Harvard Business Review (HBR) pada Tahun 1986.

Pada artikel tersebut, Takeuchi dan Nanaka melakukan survei pada beberapa perusahaan di Jepang seperti Fuji Xerox, Canon, 3M dan Honda.

Survei tersebut dilakukan untuk melihat bagaimana perusahaan-perusahaan tersebut dapat membuat produk baru dengan kualitas produk yang sangat bagus secara sukses.

Takeuchi dan Nanaka menemukan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan pendekatan yang sama dalam mengembangkan produknya.

Metode Scrum digunakan pertama kali dalam pengembangan software dimulai oleh Jeff Sutherland, Easel Corporation pada Tahun 1993. Selanjutnya, metode ini diformulasikan dan dipresentasikan pada Object Management Group Tahun 1995 dengan judul Paper “Scrum Development Process”.

Dengan menggunakannya, kamu bisa mengelola segala macam Proyek mulai dari pembuatan Software, Website, Hardware, Marketing, hingga Event Planning. Scrum membantu Tim untuk memecahkan masalah, dengan memiliki komunikasi yang kuat antaranggota tim tersebut. 

B. Peranan dalam Metode Scrum

Akan tetapi, supaya bisa digunakan secara maksimal, diperlukan 3 (Tiga) peranan khusus yang akan mengelola kinerja dalam kerangka kerja Scrum. Peran-peran ini juga penting untuk didefinisikan dan diperjelas, agar kerangka kerja Scrum dapat menyukseskan Tim dan Proyek.

Berikut ini adalah Ketiga Peran yang terdapat dalam Scrum, dikutip dari Coursera.

1. Product Owner

Product Owner atau pemilik produk adalah orang yang akan menentukan dan memaksimalkan nilai bisnis dari produk yang dikembangkan. Ia juga harus memastikan bahwa list fitur produk yang dibutuhkan (Product Backlog) untuk pengembangan produk telah dibuat dengan baik. 

Product owner ini nantinya juga akan jadi “wajah” keberhasilan produk di mata pengguna. Dengan kata lain, product owner akan bertanggung jawab dalam hal kepentingan Bisnis dan juga nilai ROI (Return of Investment) atau keuntungan dari sebuah project. 

2. Scrum Master

Scrum master adalah orang yang memfasilitasi dan memastikan Tim telah betul-betul memahami proses scrum. Scrum Master juga akan berkoordinasi dengan pemilik produk untuk dapat memaksimalkan hasil produk dan ROI.

Selain itu, ia juga berperan untuk menangani dan mengelola hambatan secara umum dalam proses scrum. Jika diperlukan, Scrum Master juga akan memfasilitasi diskusi untuk menyelesaikan konflik yang terjadi dalam tim scrum.  

Hal yang tak kalah penting, scrum master akan membimbing tim dan memberikan fasilitas pelatihan untuk meningkatkan Skill yang diperlukan dalam Proyek. 

3. Development Team

Peran terakhir dalam kerangka metodologi Scrum adalah tim pengembangan.

Tim ini terdiri dari para ahli yang melakukan pekerjaan langsung untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam sprint Scrum. Anggota tim pengembangan itu sendiri termasuk insinyur perangkat lunak, perancang, penulis, analis data, dan peran lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.

Tim pengembang tidak hanya menunggu pesanan dari Pemilik Produk. Mereka sering bekerja sama untuk menetapkan tujuan dan rencana untuk mencapai tujuan akhir proyek.

C. Cara Kerja Scrum

Dalam Scrum, hal ini sebut sebagai Scrum Events, yaitu proses yang dilakukan untuk menjalankan project. 

1. Membuat Product Backlog 

Membuat Product Backlog adalah hal pertama yang perlu dilakukan dalam scrum. Apa itu Product Backlog itu? 

Product Backlog adalah daftar fitur produk sesuai dengan kebutuhan pengguna. Misalnya saja dalam membuat produk E-Wallet. Fungsi apa saja yang akan dibuat? Menyimpan Uang, membayar Toko, mengirim Uang, dan lain sebagainya. 

Nah, daftar Product Backlog ini akan disiapkan oleh si product owner. Product backlog ini nantinya juga akan diberi nilai prioritasnya sesuai keputusan product owner. Bisa sesuai dengan tingkat risikonya atau yang memiliki product value paling besar. 

Dengan membuat Product Backlog ini, Development Team bisa mengetahui mana yang harus dilakukan terlebih dulu. 

2. Melakukan Perbaikan Backlog 

Setelah product backlog dibuat, product owner tak boleh asal lepas tangan begitu saja. Ia tetap harus meninjau dan memastikan backlog sudah sesuai dengan kebutuhan customer. 

Lalu, product backlog akan di-breakdown satu-satu untuk menentukan estimasi pengerjaan setiap backlog. Proses ini dilakukan dalam rapat backlog refinement atau perbaikan backlog. 

Intinya, di proses ini, Product Owner akan memastikan product Backlog telah siap dikerjakan dan memberikan estimasi pengerjaannya. Penjelasan tiap-tiap backlog tadi akan ditampilkan pada Papan Scrum. Jadi, setiap perencanaan bisa dilihat oleh semua orang di development Team.

3. Rapat Sprint Planning

Kalau sudah mengetahui setiap fungsi produk beserta kebutuhannya secara jelas, selanjutnya tim perlu membuat sprint planning alias perencanaan pengerjaan project. 

Sprint adalah jantung dari scrum dan yang membedakan dari metode Agile lainnya. Sprint adalah batasan waktu untuk menyelesaikan satu product backlog tadi.

Nah, dalam sprint planning, scrum team akan membahas beberapa hal berikut :

• Tujuan sprint;
• Kinerja terkini dan kinerja sebelumnya;
• Penentuan Product Backlog yang akan dikerjakan; 
• Cara menyelesaikan Product Backlog;
• Estimasi waktu pengerjaan satu Product Backlog;

Semua target dan pelaksanaanya ditentukan sendiri oleh development team. Sebab, merekalah yang mengetahui dan bisa memperkirakan waktu pengerjaan sesuai kemampuan mereka.

4. Daily Scrum  

Kemudian, proses yang harus dilakukan adalah Daily Scrum atau disebut Daily Meeting. 

Apa saja yang dibahas saat daily scrum? Berikut inilah poinnya : 

• Apa yang sudah saya lakukan kemarin? 
• Apa yang akan saya lakukan hari ini? 
• Hambatan apa yang saya temui dalam menyelesaikan task?

Daily Scrum ini biasa dilakukan selama 15 Menit saja setiap harinya dan tidak perlu berlama-lama. Daily scrum juga dilakukan di tempat dan jam yang sama. Supaya tim tidak perlu lagi ribet memikirkan mau meeting di mana dan jam berapa. Jadi, project berjalan lebih efektif. 

Daily meeting ini juga disebut dengan daily standup meeting, yang artinya meeting dilakukan dengan berdiri. 

Bahkan, beberapa ada yang melakukan meeting sambil melakukan plank. Supaya, tim bisa lebih fokus dan cepat dalam membahas suatu topik.

5. Melakukan Sprint Review

Nah, setelah melakukan Daily Scrum setiap harinya, sekarang waktunya melakukan Sprint Review.

Di sprint review ini, tim akan membahas beberapa hal berikut : 

• Demo pekerjaan yang telah selesai 
• Mereview product backlog yang sudah selesai dalam satu sprint 
• Penjelasan apa yang sudah selesai dan apa yang belum selesai dari Product Owner

Nah, untuk menentukan apakah hasilnya sudah sesuai kriteria dan dianggap selesai, dalam sprint review ini dikenal dengan istilah DOD atau Definition of Done. DOD diperlukan untuk menyamakan persepsi mengenai hasil produk yang diciptakan. 

Dalam Sprint Review juga terdapat istilah increment. Increment adalah jumlah product backlog item yang dihasilkan selama sprint. 

Intinya, tujuan dari sprint review ini adalah untuk melihat hasil dari proses yang sudah dijalankan untuk direvisi dan memperkirakan product backlog item yang perlu dikerjakan di sprint selanjutnya.

6. Sprint Retrospective

Nah, kalau Sprint Review tadi isinya Evaluasi Produk yang dihasilkan, di Sprint Retrospective akan dibahas proses kerjanya. Sederhananya, evaluasi proses kerja.

Di sprint retrospective akan dibahas 3 hal penting, yaitu : 

• Apa saja yang berjalan baik?
• Apa yang perlu diperbaiki? 
• Bagaimana cara untuk memperbaiki hal yang masih kurang tersebut? 

Perlu Anda ketahui, bahwa scrum ini menganut metode agile yang selalu melakukan improvement setiap saat untuk meningkatkan kinerja tim. 

D. Keuntungan Menggunakan Scrum Methodology

Berikut ini keuntungan menggunakan scrum untuk project Anda!

1. Membuat Kualitas Produk Lebih Baik

 

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses pengerjaan project dalam scrum dibagi menjadi beberapa proses kecil. Di mana, dalam setiap proses kecil tersebut dilakukan pengujian. Sehingga, hasil akhir produk bisa lebih baik. 

Misalnya saja dalam proses pembuatan fitur live chat pada pada website toko online. Di awal sprint, fitur live chat ini akan muncul satu menit setelah ada yang mengunjungi toko. 

Namun, ketika diuji coba, popup fitur langsung muncul begitu website dibuka sehingga mengganggu pengunjung. Nah, di sini sebelum mengerjakan proses lainnya, akan tim akan memperbaiki error yang terjadi. 

Bahkan, jika diperlukan, tim bisa mengubah atau menyesuaikan fokus tujuan sesuai kebutuhan customer.  

2. Mempercepat Proses Development

Durasi pengerjaan project menggunakan scrum biasanya jauh lebih cepat selesai. Terbukti, sebanyak 60% Project scrum dilakukan hanya kurang dari 10 minggu.

Tak heran beberapa scrum expert percaya kalau metode scrum dapat mempercepat 30-40 persen proses launching produk dibanding menggunakan metode tradisional. 

Hal itu karena tim scrum selalu memulai proses dengan perencanaan yang matang dengan waktu sesuai kebutuhan project. Sehingga kemungkinan proses kerja molor dapat diminimalkan. 

Terlebih lagi, terdapat prioritas fitur produk yang telah ditentukan. Dari situ, produk bahkan bisa dipresentasikan tanpa perlu menunggu keseluruhan project selesai.

3. Memperbesar ROI

Proses pengerjaan project yang lebih cepat ternyata juga mampu dapat meningkatkan Return of Investment (ROI) lebih tinggi. Mengapa demikian?

Sebab dalam scrum, pembuatan fitur telah diatur prioritasnya berdasarkan kebutuhan customer. Sehingga, memungkinkan produk bisa lebih cepat dirilis dengan beberapa fitur penting. Hal ini memungkinkan Anda mendapatkan keuntungan lebih cepat dan besar seiring fitur lain yang ditambahkan. 

Selain itu, jika harus ada yang direvisi pada suatu, prosesnya dapat dikerjakan lebih awal dan cepat, sehingga dapat meminimalkan waktu dan biaya yang lebih besar.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Tim scrum selalu berkomitmen untuk menciptakan produk atau layanan yang memuaskan. Hal tersebut dapat terwujud melalui beberapa hal berikut :

• Pelanggan atau mitra dilibatkan langsung untuk memberikan masukan dan koreksi dalam proses scrum.
• Product Owner selalu memastikan kebutuhan pelanggan untuk menciptakan produk. 
• Dalam setiap sprint, pelanggan dapat meninjau progres pengerjaan produk, sehingga kemungkinan produk diterima dengan baik.

Permintaan dan komplain yang ditangani dengan cepat ini tentunya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap bisnis Anda.  

5. Mengurangi Risiko Proyek Gagal

Sebuah studi Scrum Alliance menemukan bahwa 62% proyek yang sukses menggunakan Scrum dalam prosesnya. Alasannya sangat sederhana. Karena Scrum memaksa tim untuk gagal di awal proses dan berkembang secepat mungkin.

Rapat sprint juga melibatkan tim dan seluruh pemangku kepentingan sehingga dapat langsung memberikan perbaikan dan informasi yang dapat mempercepat proyek.

Namun, Scrum menggunakan prinsip DOD (Definition of Done) di setiap Sprint, dengan syarat produk sudah lengkap dan siap digunakan. Ini meminimalkan kemungkinan proyek macet atau tidak pernah selesai.

Jika ada Proyek, maka lakukannya dengan Scrum agar sukses dan berjalan lancar. Semoga bermanfaat bagi pembaca semuanya.

Terima Kasih 😄😘👌👍 :)

Wassalammu‘alaikum wr. wb.