Pengertian Identifikasi Masalah, Bagian dan Cara membuatnya

Assalamu‘alaikum wr. wb.

Halo gais! Jika kita sebelumnya sudah membahas apa itu Scrum. Sekarang mari kita membahas tentang Identifikasi Masalah. Biasanya, masalah akan timbul ketika ingin melakukan sesuatu pekerjaan. Akan tetapi, kita harus mengidentifikasi terlebih dahulu agar kita mudah untuk memecahkan masalah dan mencari solusinya.

Sumber Artikel : Illuminateed.com, Bengkelgrc.id, SampoernaUniversity.ac.id

Mengidentifikasi masalah bukanlah bagian dari struktur surat, tetapi menjadi salah satu penyusunnya sangat penting dalam penelitian. Pada langkah survey, titik ini menempati posisi pertama sesaat sebelum survey. Identifikasi topik atau masalah harus diklarifikasi terlebih dahulu.

Tanpa kearifan yang matang dan kuat, penelitian dapat dengan mudah berantakan dan esensi dari proses melakukan penelitian menjadi hilang. Jadi peneliti sangat perlu memahami apa yang dimaksud dengan mengidentifikasi masalah. Jika pemahaman Anda benar, Anda tidak akan menemui kendala seperti kebingungan di tengah penelitian Anda.

A. Pengertian Identifikasi Masalah

Isu atau topik yang diangkat dalam penelitian memiliki dampak yang signifikan terhadap hasil penelitian yang dilakukan. Dengan demikian, pertanyaan penelitian yang diidentifikasi dengan hati-hati di awal akan menentukan penelitian yang dihasilkan. Identifikasi masalah juga menentukan apakah akan melanjutkan penelitian.

Secara umum, Identifikasi Masalah (Problem Identification) adalah pernyataan yang mempertanyakan sesuatu atau lebih variabel yang ada dalam suatu fenomena. Variabel adalah suatu konsep yang memiliki muatan nilai variabel yang membedakan satu hal dengan hal lainnya. Definisi manipulatif variabel biasanya muncul dalam konteks penalaran deduktif.

Identifikasi masalah juga diartikan sebagai upaya untuk menggambarkan masalah dan memberikan penjelasan yang terukur. Karena identifikasi adalah langkah pertama dalam penelitian, identifikasi adalah cara untuk mendefinisikan pertanyaan penelitian. Juga dikenal sebagai Proses dan Hasil Identifikasi Masalah.

Dan inilah beberapa Pengertian Identifikasi Masalah dari beberapa Ahli :

1. Suriasumantri

Disebutkan bahwa identifikasi terhadap masalah merupakan tahap permulaan dalam penguasaan masalah. Yang mana objek di dalam suatu jalinan tertentu bisa dikenali sebagai suatu masalah dan harus dicari solusi pemecahannya.

2. Amien Silalahi

Identifikasi Masalah diartikan sebagai upaya untuk mendaftar sebanyak-banyaknya pertanyaan terhadap suatu masalah yang dianggap bisa ditemukan jawabannya melalui sebuah penelitian yang dilakukan secara ilmiah.

B. Bagian Identifikasi Masalah

1. Penyebab Masalah Jelas

Dalam identifikasi terhadap masalah harus memuat akar atau penyebab yang jelas, alasan masalah tersebut terjadi atau muncul. Dijelaskan pula faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya masalah, seperti kemiskinan misalnya. Perlu diketahui apa yang menjadi penyebabnya, dapat karena sempitnya lapangan pekerjaan, upah rendah dan lain sebagainya.

2. Pengembangan Masalah

Mengembangkan masalah secara lebih rinci, jadi tak hanya menjelaskan penyebab masalah tetapi juga identifikasi terhadap masalah harus berisi mengenai dampak munculnya masalah tersebut terhadap suatu fenomena. Mengambil contoh identifikasi sebelumnya, kemiskinan berdampak pada kondisi perekonomian bahkan dalam lingkup nasional.

3. Sumber Masalah untuk Mendapatkan Bahan Identifikasi

Mengetahui sumber-sumber guna mendapatkan bahan identifikasi perlu dilakukan karena peneliti harus mengetahui sumber-sumber untuk mendapatkan bahan identifikasi. Masalah dan topik tidak datang begitu saja, sehingga harus ditemukan salah satunya dengan cara berpikir kritis.

4. Membaca Banyak Literatur

Banyak membaca bahan seperti jurnal penelitian dan laporan penelitian, bahan-bahan ini akan memberikan masalah sekaligus inspirasi. Selain itu juga terdapat banyak bacaan seperti buku, media cetak, media online, rilis dan lain sebagainya. Namun yang terpenting adalah bahan yang dibaca memang berasal dari sumber terpercaya dan kredibel.

5. Ikut Seminar dan Diskusi

Pertemuan ilmiah seperti seminar dan diskusi dapat memberi tambahan wawasan, sehingga peneliti akan lebih terbuka melihat situasi terkini. Dengan menggunakan sumber lain, peneliti bisa melakukan pengamatan dan observasi secara langsung. Pengamatan yang baik membuat peneliti bisa melihat kondisi sekitar dengan lebih kritis termasuk identifikasi dalam skripsi.

6. Pakai Wawancara atau Kuesioner

Manfaatkan wawancara dan angket atau kuesioner untuk bisa menemukan masalah yang dihadapi masyarakat tertentu. Termasuk dengan menyebarkan angket, peneliti akan lebih bisa mendapat gambaran mengenai masalah yang dialami. Pengalaman pribadi pun bisa menjadi sumber dalam menemukan masalah atau topik yang angkat diangkat dalam membuat penelitian.

C. Cara membuat Identifikasi Masalah

Sebelum melakukan identifikasi penelitian, peneliti harus melakukan beberapa hal dengan tujuan agar proses identifikasi mengenai masalah yang didapat bisa secara matang. Berikut ini beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk membuat identifikasi terhadap suatu masalah sebelum dijadikan bahan dalam proses penelitian.

• Memahami teori, fakta dan ide mengenai bidang atau topik tertentu yang akan dipilih oleh peneliti, peneliti harus mengetahui bidang yang akan diteliti dengan cara mengulas literatur.
• Memiliki keingintahuan yang membuat peneliti mempunyai minat dalam melakukan penelitian terhadap suatu topik atau masalah tertentu.
• Adanya hubungan dan kehidupan yang dibangun dalam penelitian dan oleh peneliti harus terikat dengan kemajuan teknologi dan informasi.
• Pengetahuan yang didapat oleh peneliti dalam melakukan penelitian harus diperoleh melalui jurnal, majalah dan buku yang kredibel.
• Peneliti bisa menyusun survei saran yang digunakan untuk penelitian lebih lanjut dan diberikan di akhir laporan penelitian dan tinjauan proyek dalam penelitian tersebut.

Identifikasi harus didasarkan pada pengamatan empiris, termasuk pada data dan informasi yang diperoleh dari survei, wawancara dan studi dari berbagai sumber. Selanjutnya identifikasi harus menghasilkan pernyataan yang menggambarkan masalah yang akan dihadapi, berikut langkah-langkah yang bisa diikuti untuk melakukan identifikasi.

1. Identifikasi Secara Umum

Misalnya seperti mengajukan pertanyaan dan mencari jawaban dari pertanyaan seperti apakah lebih menarik berita negatif ketimbang berita positif bagi banyak orang? Kemudian pertanyaan ini bisa dipersempit lagi dengan pertanyaan apakah berita negatif seperti perampokan, korupsi menarik minat orang lebih dari berita positif seperti pertumbuhan ekonomi negara.

2. Pahami Sifat Masalah

Langkah kedua adalah memahami sifat masalah, merupakan cara terbaik dalam memahami masalah dengan diskusi. Sehingga diskusi dengan orang-orang yang memiliki pengetahuan yang baik terkait masalah yang akan diteliti merupakan proses yang sangat baik untuk dilakukan demi berjalannya proses penelitian.

3. Mengumpulkan Literatur

Kumpulkan semua penelitian terkait dengan masalah yang akan dikaji, langkah ini membantu proses penelitian dengan mempersempit masalah, melakukan identifikasi kesenjangan penelitian, memberi ide-ide baru terkait bidang terikat hingga menentukan desain penelitian.

4. Mengembangkan Ide Lewat Diskusi

Diskusi selalu menghasilkan informasi yang bermanfaat, bahkan bisa memunculkan ide baru yang kemudian bisa dikembangkan lebih jauh. Identifikasi masalah yang dilakukan bisa semakin mendalam, sementara peneliti harus melakukan diskusi terkait masalah dengan orang yang lebih berpengalaman atau setidaknya ada pada bidang yang sama.

5. Menyusun Ulang Masalah

Membaca dan menyusun kembali masalah yang menjadi topik penelitian, setelah dipahami lebih jauh terkait pertanyaan di awal penelitian dilakukan. Kemudian literatur yang sudah dibutuhkan ada dan diskusi mengenai masalah juga sudah dilakukan. Maka hal selanjutnya yang dilakukan adalah menyusun pertanyaan.

D. Problem Solving Analysis

Dalam melihat permasalahan, terdapat kecenderungan melihat masalah dari satu perpektif atau satu aspek permasalahan dan mengabaikan aspek yang lain, sehingga akar permasalahan tidak dapat teridentifikasi dengan baik. Oleh karena itu, pengorganisasian Problem Solving Analysis diperlukan agar dalam penyelesaian suatu masalah dilakukan dengan melihat berbagai sudut pandang.

Dalam kerangka Balance Scorecard, pengorganisasian problem solving bertujuan untuk :

• Memperbaiki kinerja perusahaan dengan cara menyelesaikan masalah yang menjadi penyebab ketidakpuasan internal dan eksternal.
• Meyakinkan bahwa penyelesaian masalah melalui analisa penyebab permasalahan untuk menghasilkan suatu solusi.
• Menyediakan proses yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoptimalkan kontribusi dari semua unit/individu.
• Menerapkan solusi atas permasalahan dengan prinsip pencegahan timbulnya masalah di masa mendatang.
• Menekan biaya untuk menjaga kualitas.

Teknik Problem Solving Analysis

Teknik-teknik Problem Solving Analysis yang dapat digunakan untuk analisis yaitu :

• Proses Mapping, berupa langkah untuk menggambarkan proses utama dalam organisasi, biasanya dilakukan dengan pendekatan Top-Down Flowchart dari core business organisasi/perusahaan.
• Bagan Arus, yaitu alat untuk menganalisis bagaimana tahapan proses berjalan. Bagan arus merupakan salah satu alat untuk memudahkan komunikasi dan menjaga konsistensi karena setiap orang mengetahui dan memahami tahapan arus proses aktivitas.
• Brainstorming, yaitu teknik untuk membantu tim dalam mengidentifikasi masalah dengan cara mendaftar setiap penyebab untuk kemudian menetapkan solusi.
• Fishbone diagram, yaitu diagram yang menunjukkan hubungan sebab dan akibat. Disebut demikian karena bentuk akhir dari penulisannya tergambar seperti kerangka tulang ikan.
• Histogram, yaitu ringkasan berbentuk grafis yang menggambarkan bagaimana proses berjalan dan menunjukkan variasi kinerjanya.
• Control Diagram, yaitu bagan kontrol yang digunakan untuk menentukan apakah suatu proses akan memproduksi suatu produk atau jasa yang konsisten dengan ukuran/standard yang ditentukan.
• Diagram Pareto, yaitu alat berbentuk grafis yang memperlihatkan tentang manakah masalah-masalah proses yang paling sering terjadi dan yang mempunyai dampak yang terbesar.

Karena tahap pengembangan rencana aksi merupakan tahap lanjutan dari tahapan sebelumnya, maka teknik analisis yang paling tepat digunakan adalah Brainstorming, Fishbone Diagram dan Pareto Diagram.

Dalam gambaran umum, pemberlakuan teknik tersebut mengikuti alur pikir sebagai berikut :

1. Brainstroming

Brainstorming merupakan teknik untuk membantu tim dalam mengidentifikasi masalah dengan cara mendaftar setiap penyebab yang mungkin terjadi sebagai bahan menemukan solusi. Brainstorming pertama kali digunakan oleh Alex Osborn yaitu seorang eksekutif di bidang pemasaran sekitar tahun 1930-an. Menurut Osborn, brainstorming – yang memanfaatkan pemikiran lateral atau otak kanan – merupakan cara yang optimal untuk mendapatkan sejumlah besar gagasan dari sekelompok orang dalam waktu yang singkat.

Brainstorming sangat bermanfaat pada tahap identifikasi masalah karena dengan teknik ini dapat diperoleh ide-ide penyebab masalah sebanyak-banyaknya, sampai akhirnya diperoleh pemikiran solusi yang terbaik. Agar brainstorming dapat lebih optimal, peserta dapat dituntun dan diarahkan dengan pertanyaan-pertanyaan misalnya: Who, what, where, when, how. Fasilitator harus memahami dengan baik teknik brainstorming agar dapat memperoleh masukan dan gagasan sebanyak-banyak atas suatu masalah yang terjadi.

Langkah kerja brainstorming sebagai berikut :

• Tetapkan jadwal dengan tim focus group.
• Fasilitator bersama dengan tim focus group menentukan personil yang akan terlibat dalam brainstorming. Perlu diingat bahwa penentuan personil sangat menentukan keberhasilan tahap ini sehingga personil yang dipilih harus orang-orang yang mengetahui benar tentang masalah yang dihadapi.
• Fasilitator melakukan persiapan dengan mempraktikkan pelaksanaan brainstorming dalam tim sendiri sebelum melakukan pembahasan dengan personil yang dipilih.
• Dokumentasikan hasil Brainstorming. Setiap ide dari brainstorming harus dicatat, walaupun pengulangan, dalam suatu papan tulis atau flipchart supaya semua peserta melihat karena ide yang tertulis dapat memunculkan ide lainnya.
• Setelah ide-ide terkumpul, setiap peserta harus melihat dan mengidentifikasi ide-ide mana yang paling bermanfaat. Fasilitator kemudian menentukan ide mana yang dipilih dan akan dikembangkan lebih lanjut.
• Apabila ide-ide penyebab masalah telah diorganisasikan ke dalam kelompok-kelompok yang saling berhubungan satu sama lain, Fishbone Diagram untuk memudahkan analisis.

Beberapa hal yang harus diperhatikan agar Brainstorming dapat berjalan efektif antara lain :

• Tidak boleh ada kritik. Ciptakan suasana agar semua anggota kelompok memberikan kontribusi tanpa ada kritik dari peserta lain. Peserta tidak boleh memberikan judgement atas ide-ide yang disampaikan peserta lainnya. Kondisi ini diperlukan agar dapat diperoleh ide-ide penyebab masalah sebanyak-banyaknya.
• Freewheel, artinya proses brainstorming harus mendorong timbulnya aliran yang bebas dari setiap ide tanpa analisis dan atau evaluasi dari pihak lain. Peserta diperbolehkan memberikan ide yang sedikit berani atau aneh yang mungkin dapat berkembang menjadi sesuatu yang bermanfaat.
• Pemilihan kualitas. Setiap peserta diharapkan memberikan kontribusi sesuatu ide-ide tetapi harus dapat dipisahkan antara ide yang penting dan ide yang tidak penting.

Dalam bentuk bagan arus, Contoh pelaksanaan Brainstorming pada Gambar di bawah ini.

2. Fishbone Diagram (Ishikawa Diagram)

Fishbone diagram yang juga dikenal sebagai Ishikawa diagram adalah diagram hubungan sebab dan akibat yang berbentuk seperti tulang ikan. Diagram ini membantu tim untuk memisahkan penyebab dari suatu akibat dengan melihat suatu masalah secara lebih menyeluruh.

Figur sederhana digambarkan menyerupai ikan dan pertama kali digunakan oleh penemunya, Kaoru Ishikawa, pada tahun 1960an. Diagram ini pertama kali digunakan untuk menganalisis kualitas produksi yang terdiri dari “The “Four-M” kategori yaitu: “Materials”, “Machines”, “Manpower”, dan “Methods”. Dalam perkembangannya konsep ini digunakan untuk menganalisa berbagai masalah di perusahaan, antara lain masalah kualitas, personil, dsb.

Setelah proses penggambaran diagram selesai, dapat terlihat jelas keseluruhan penyebab terjadinya suatu akibat, baik yang utama maupun penyebab pendukungnya.

Beberapa manfaat Fishbone diagram yaitu dapat digunakan untuk :

1. Membantu baik bagi individual maupun tim untuk melihat gambaran menyeluruh dari suatu masalah;
2. Mengungkapkan hubungan antara penyebab dengan akibat;
3. Membantu baik bagi individual maupun tim untuk melihat gambaran menyeluruh dari suatu masalah;
4. Sebagai alat bantu untuk mencatat setiap ide yang muncul;
5. Mengungkapkan hubungan antara penyebab dengan akibat;
6. Menemukan permasalahan yang mendasar dari suatu masalah;
7. Mencari hasil yang diharapkan dari beberapa aksi;
8. Mendorong perhatian pada hubungan yang penting;
9. Memberikan peta masalah yang dapat bahan problem solving.

Fishbone Diagram dapat dapat dilakukan dengan bebas untuk semua sebab ataupun diarahkan untuk brainstorming satu sebab sebelum bergeser ke sebab berikutnya.

Langkah kerja Fishbone diagram :

• Bahas penyebab-penyebab masalah yang telah diidentifikasikan dalam suatu Brainstorming.
• Problem mendasar dimasukkan dalam sisi kanan diagram di akhir “bone” dari ikan.
• Identifikasi kemungkinan utama yang menjadi penyebab permasalahan digambar keluar dari tulang utama sehingga menyerupai ikan dalam 4 atau lebih rerangka besar.
• Pilah mana yang merupakan penyebab utama dan mana yang merupakan sub penyebab.
• Identifikasi fishbone diagram yang terbentuk dan tentukan penyebab yang paling mendasar, yaitu tempat dimana waktu dan sumber daya terbuang atau kesalahan terlalu tinggi dan kemudian mengidentifikasi apakah penyebab yang diidentifikasi itu sungguh-sungguh signifikan.
• Urutkan dalam urutan prioritas dengan menggunakan konsep Pareto.

3. Pareto Diagram

Pareto diagram merupakan teknik berbentuk grafis yang memperlihatkan beberapa masalah yang paling sering terjadi dalam suatu proses dan mempunyai dampak yang terbesar. Diagram pareto dengan jelas memperlihatkan jenis-jenis penyebab yang merupakan alasan dari sebagian besar masalah dalam proses. Diagram pareto dibentuk dari sekumpulan data penyebab yang dituangkan ke dalam suatu bagan untuk menjelaskan penyebab dan efek dari suatu proses.

Karena organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, perbaikan proses ditujukan pada area yang memiliki dampak besar pada kinerja organisasi. Diagram Pareto memberi arahan untuk menentukan penyebab-penyebab yang memiliki dampak besar pada kinerja perusahaan. Hal ini terjadi karena adanya prinsip pareto yaitu untuk menentukan tingkat kepentingan atau priotitas, misalnya 20% dari penyebab akan memberikan kontribusi kepada 80% akibatnya.

Contoh diagram pareto berikut ini menggambarkan penyebab utama keluhan pelanggan. Dalam contoh digunakan 2 diagram pareto untuk menganalisis penyebab utama.

Dengan menggunakan informasi ini, fasilitator bersama focus group dapat memprioritaskan permasalahan dan menyusun rencana aksi yang tepat dari setiap masalah yang memiliki dampak negatif paling besar.

Langkah kerja :

1. Peroleh data pendukung (disarankan data/angka statistik) dari setiap penyebab yang telah teridentifikasi dalam fishbone diagram.
2. Ringkas data dalam bentuk diagram pareto.
3. Fokuskan pada penyebab yang memiliki dampak terbesar.
4. Bila diperlukan, dapat disusun beberapa tingkatan diagram pareto.

Efektifitas diagram pareto sangat bergantung pada ketersediaan data pendukung. Dengan demikian, diagram pareto akan menghasilkan simpulan yang bias apabila data penyebab didasarkan pada perkiraan.

Braistorming, Fishbone/Ishikawa Diagram, ataupun Pareto Diagram seperti juga alat analisa yang lain semata-mata adalah alat bantu analisa. Menyelesaikan diagram itu sendiri bukan suatu penyelesaian atas permasalahan yang terjadi. Diagram sebagai alat bantu dalam analisis dan diagnosis atas permasalahan secara lebih mendalam, terstruktur dan sistematis untuk memfasilitasi dalam penyusunan rencana aksi yang tepat.

Sekian Pembahasan tentang Identifikasi Masalah (Problems Identification) beserta dengan Jenis-jenis Diagram Analisis Identifikasi Masalah. Semoga bermanfaat bagi kita semua.

Terima Kasih 😄😘👌👍 :)

Wassalammu‘alaikum wr. wb.